Comment faire un reporting efficace avec Excel (3/3)

Un reporting consiste en un compte-rendu régulier de l’activité d’une entreprise ou d’un service. Le reporting est constitué de différents tableaux de bord pour chaque catégorie (avec différents niveaux de détail et des informations personnalisées pour chaque catégorie). L’objectif est de partager rapidement et facilement certaines informations permettant d’expliquer les résultats obtenus (par rapport aux objectifs).

Un reporting efficace est un reporting :

  1. dont les indicateurs  dans les tableaux de bord sont pertinents : Que met-on dans un tableau de bord ?
  2. dont les tableaux de bord sont faciles à lire : Comment rendre un reporting facile à lire ?
  3. dont les tableaux de bord s’actualisent rapidement : Comment automatiser un reporting avec Excel ?

Nous allons parler dans cette article de la toisième partie.

Comment automatiser un reporting avec Excel ?

Nous avons vu précédemment quoi mettre dans un reporting et comment le rendre lisible. Ce sont 2 questions importantes qui demandent réflexion, mais il ne faut pas non plus oublier de prendre en compte l’implémentation des données dans les tableaux de bord.

Un reporting étant une activité régulière et assez récurrente, il faut minimiser le temps passé à le construire, afin de pouvoir consacrer plus de temps à son analyse et aux recommandations qui en découlent.

Pour cela, il faut concevoir une organisation rigoureuse permettant d’automatiser l’implémentation des données. Excel est un bon outil pour automatiser certaines tâches, cependant il a aussi certains inconvénients dont il faut tenir compte.

Les avantages d’utiliser Excel sont :

  •  Les calculs sont automatiques (à l’aides des formules)
  •  La mise en forme est flexible
  •  La récupération directe de données peut se faire à l’aide de Microsoft Query
  •  Le traitement de fichiers export peut se faire à l’aide du VBA

Et les inconvénients sont :

  • Une maintenance du fichier à assurer pour éviter des erreurs de formules (le revers de la flexibilité)
  • Des liens fragiles entre différents fichiers excel (si les fichiers sont partagés sur un réseau ou si un fichier est copié ou déplacé)

Pour être efficace, il faut donc s’organiser afin de minimiser les inconvénients tout en profitant au maximum des avantages.

Pour commencer, nous allons parler de l’organisation à avoir pour compiler les données venant de différentes sources, puis nous parlerons ensuite de la structure à donner à cette table de données.

Organisation des données

Afin d’automatiser l’actualisation des tableaux de bord, il faut donc connaitre les différentes sources de données nécessaires à la création de ces tableaux de bord.

En général, les sources de données sont distinguées selon la facon dont nous devrons récupérer les données :

  • Si les données sont dans un autre fichier excel, il faudra les récupérer à l’aide du VBA (langage orienté objet permettant de manipuler les données et les structures du fichier excel) ou de Microsoft Query (via des requetes SQL) selon la structure du fichier. Il faudra veiller à ce que les fichiers ne soient pas déplacés, sinon il faudra actualiser le chemin des fichiers excel dans le VBA ou Mircosoft Query
  • Si les données sont dans une base de données, nous pourrons les récupérer à l’aide de Microsoft Query (permettant de se connecter à des bases de données et d’y effectuer des requètes SQL)
  • Si les données ne sont pas dans un fichier excel, dans une base données ou si on ne peut pas se connecter à la base de données, il faut alors pouvoir générer un fichier export (csv, xml ou xls) qui sera traité à l’aide du VBA pour implémenter les données. Il faut juste s’assurer que la structure du fichier export sera toujours la même (afin que le même code VBA puisse être toujours utilisé)

Ces données externes doivent toutes être implémentées dans un même fichier et dans une même table. C’est à dire qu’elles sont liées entre elles par une référence unique et commune à toutes les données, comme une date, une référence client, une référence produit, etc.

Il faut donc déterminer quelle sera la ou les références communes à chaque type de données. L’intérêt de cette démarche est de lier les données entre elles, ce qui permet de déterminer une certaine structure et permet donc de pouvoir facilement les traiter, en d’autres termes c’est la base de l’automatisation du traitement des données (pas d’automatisation si il est impossible d’associer les données entre elles)

L’implémentation des données se fait donc dans une même table alors que le traitement de ces données pour les tableaux de bord se fera à part dans d’autres onglets.

Le calcul des indicateurs de performance doit se faire dans des onglets séparés afin de bien séparer les données brutes des données intermédiaires et finales (indicateurs obtenus après des calculs). En procédant ainsi, on évite de toucher à l’intégrité des données brutes et on créé des niveaux de données permettant de mieux maintenir et vérifier les formules en cas d’erreur (on peut rapidement s’apercevoir de quel niveau vient l’erreur et quels sont les indicateurs impactés).

Structure sous forme de tableau

L’onglet compilant les données brutes doit avoir une structure sous forme de tableaux afin de pouvoir travailler utiliser tout leur potentiel et bénéficier de toutes les analyses possibles.

Pour cela, il s’agit de mettre en place une structure en colonne (via l’outil « mettre sous forme de tableau », structure similaire à celle des bases de données). Cette structure permet de pouvoir retravailler facilement, automatiquement et dans n’importe quel sens les données.

Les avantages de cette structure dans excel sont nombreux :

  • Cette structure permet d’insérer facilement de nouvelles données (une seule manipulation)
  • Dans les onglets de calcul des données intermédiaires, il sera possible de sélectionner facilement les données brutes en passant directement les références du tableau
  • La sélection ou le filtre de certaines données est facilitée avec cette structure qui permet d’utiliser entre autres la fonction SommeProd dans ce sens
  • Cette structure permet surtout de pouvoir utiliser les tableaux croisé dynamique afin de retraiter rapidement des données (par exemple: pour changer une période Jour, en période Semaine ou Mois)

Pour plus d’infos :

Plus d’infos sur le VBA

Plus d’infos sur Microsoft Query

Plus d’infos sur les Tableaux croisés dynamiques

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