Comment faire un reporting efficace avec Excel (2/3)

Un reporting consiste en un compte-rendu régulier de l’activité d’une entreprise ou d’un service. Le reporting est constitué de différents tableaux de bord pour chaque catégorie (avec différents niveaux de détail et des informations personnalisées pour chaque catégorie). L’objectif est de partager rapidement et facilement certaines informations permettant d’expliquer les résultats obtenus (par rapport aux objectifs).

Un reporting efficace est un reporting :

  1.  dont les indicateurs  dans les tableaux de bord sont pertinents : Que met-on dans un tableau de bord ?
  2.  dont les tableaux de bord sont faciles à lire : Comment rendre un reporting facile à lire ?
  3.  dont les tableaux de bord s’actualisent rapidement : Comment automatiser un reporting avec Excel ?

Nous allons parler dans cette article de la deuxième partie.

Comment rendre un reporting facile à lire ?

Nous avons parlé dans le premier article du contenu du reporting, nous allons voir dans ce deuxième article la forme du reporting.

Pour qu’un reporting soit efficace, il faut qu’en un seul coup d’oeil, on puisse savoir si les résultats sont positifs ou non, puis il faut pouvoir déterminer rapidement les causes des mauvais résultat si besoin.

Pour cela, il faut :

  • une structure permettant d’avoir dans un premier temps une vue générale et dans un deuxième temps de rentrer petit à petit dans les détails
  • des représentations visuelles des données (tableaux de données avec des couleurs et icones accompagnés de graphiques)

La structure

La structure du reporting doit commencer par une vue générale synthétisant les informations. Cette vue général donne les indicateurs de performance globaux permettant d’avoir une idée de la situation générale.

Et ensuite, le reporting doit détailler au fur et à mesure les données permettant d’expliquer cette situation globale.

La structure du reporting permet ainsi un gain de temps de lecture puisqu’en regardant la vue générale, le lecteur sait quelle partie détaillée du reporting il doit regarder ou non.

La vue générale doit consolider toutes les données des tableaux de bord détaillés (de chaque catégorie ou de chaque étape). Et elle doit inclure un texte de synthèse soulignant les points particuliers expliquant la situation générale et orientant par conséquent la lecture du reporting.

Les niveaux de détail du reporting permettent des lectures différentes selon l’information recherchée. En regardant la vue générale, si on souhaite avoir plus de détails sur la valeur ou l’évolution d’un indicateur de performance, on descend alors d’un niveau pour aller lire les tableaux de bord des catégories ou des étapes correspondantes. Et ainsi de suite, si on a besoin d’informations complémentaires, il est possible de descendre encore d’un niveau pour avoir des données plus détaillées. En procédant ainsi, le reporting permet une lecture rapide et personnalisée, chaque lecteur sélectionnant facilement les niveaux de détail et données l’interessant.

Représentation visuelles des données

Pour que les tableaux de bord de chaque niveau soit faciles à lire, il faut le mettre en forme pour faire ressortir l’information. Pour cela, il est conseillé de jouer sur :

  • le format des données : choisir le nombre de décimales, mettre l’unité monnétaire ou présenter les ratio avec le format pourcentage, …
  • la mise en forme du texte : la taille et le positionnement du texte, les bordures, texte en gras ou en italiques, …
  • les couleurs du texte, les couleurs des cellules, …
  • les signes et icônes (-/+, fleches, …)

Par exemple, nous allons voir comment faire en sorte que l’information du tableau de bord ci-dessous ressorte mieux visuellement.

Concernant le format des données, comme le tableau de bord concernent les ventes en valeur, on peut mettre les ventes en €. De plus, on peut enlever les décimales (qui n’apportent pas une information utile) pour le calcul de l’évolution.

Concernant la mise en forme du texte, on peut graisser (mettre en gras) la ligne « Total » qui doit être vue en premier puisqu’elle permet d’avoir une information générale avant de rentrer dans le détail. Et on peut mettre l’évolution des ventes en italique afin de bien la démarquer des ventes.

Concernant les couleurs, on peut mettre en vert les évolutions positives et en rouge les évolutions négatives. Et afin de démarquer les données de la journée J des données de la journée J-7, on peut créer un dégradé de couleur des cellules

Concernant les signes, on peut mettre le signe + pour les évolutions positives (à l’aide d’un format de nombre personnalisé). Et on peut également rajouter des flèches haut/bas à l’aide d’une mise en forme conditionnelle.

Ainsi, en effectuant ces petits changement et en mettant en forme selon ses goûts et couleurs, on obtient un tableau permettant d’avoir du premier coup d’oeil une idée de l’information générale qu’il contient

Et pour illustrer des données d’un tableau de bord, rien de mieux qu’un graphique.

Pour déterminer le graphique représentant le mieux l’information, il faut préalablement prendre en compte le type de données que l’on souhaite illustrer. Il faut distinguer les données continues des données discrètes et des données catégoriques.

Les données continues sont des données numériques, contrairement aux données catégoriques (nominales et ordinales) qui sont des données textuelles. Et des données discrètes peuvent être numériques ou textuelles.

Par exemple : le sexe d’une personne (male ou femelle) est une donnée catégorique, alors que le poids est une donnée continue

La différence entre une donnée continue et une donnée discrète réside dans le nombre de valeurs entre 2 valeurs . Entre 2 valeurs continues, il peut y avoir un nombre infini, alors qu’entre 2 valeurs discrète, il y a un nombre limité de valeurs possibles.

Par exemple : Concernant les ventes en valeur, entre 50,50 € et 60,30 €, il peut y avoir un nombre infini de valeurs. Alors que concernant des ventes en volume, entre 10 ventes et 21 ventes, il y a un nombre limité de valeurs possibles (on ne peut pas faire 0,5 ventes).

Dans l’exemple ci-dessus, la donnée discrète est numérique, mais elle peut aussi être textuelle si on associe une valeur textuelle à un ordre de grandeur numerique (moins de 10 ventes = mauvais, entre 10 ventes et 20 ventes = moyen, plus de 20 ventes = bon)

Et lorsqu’une donnée discrète est textuelle, il faut déterminer le type de donnée catégorique correspondant. Pour faire simple, il existe 2 types de données catégoriques, les données nominales (qui n’ont aucune relation entre elles) et les données ordinales qui correspondent à une certaine hiérarchie.

Par exemple : le nom d’une personne est une donnée nominale (on ne peut pas créer une hiérarchie des noms selon leur valeur). Alors que la notation qualitative d’une variable (mauvaise, moyen, bonne) correspond à une donnée ordinale.

Après avoir déterminé à quelles données nous sommes confrontés, il faut prendre en compte ce que l’on souhaite montrer. Graphiquement, on illustre souvent :

– la répartition entre une ou plusieurs variables

– la comparaison entre une ou plusieurs variables

– la relation entre une ou plusieurs variables

– l’évolution d’une ou plusieurs variables

Et à partir de ce que l’on souhaite illustrer et du type de données, on peut choisir le graphique correspondant le mieux en suivant l’algorithme de l’image ci-dessous (on y retrouve les graphiques classiques, mais certains graphiques plus avancés et fréquemment utilisés n’y sont pas présents : aires empilés, base 100, graphiques hybrides)

Et si on souhaite montrer une relation entre variables ou une évolution de certaines variables, il ne faut pas oublier de choisir une période pertinente

Pour plus d’infos :

Les différents types de données et les meilleures facons de les présenter 

Blog sur le design avec des graphiques soignés

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