Comment faire un reporting efficace avec Excel (1/3)

Un reporting consiste en un compte-rendu régulier de l’activité d’une entreprise ou d’un service. Le reporting est constitué de différents tableaux de bord pour chaque catégorie (avec différents niveaux de détail et des informations personnalisées pour chaque catégorie). L’objectif est de partager rapidement et facilement certaines informations permettant d’expliquer les résultats obtenus (par rapport aux objectifs).

Un reporting efficace est un reporting :

  1. dont les indicateurs  dans les tableaux de bord sont pertinents : Que met-on dans un tableau de bord ?
  2. dont les tableaux de bord sont faciles à lire : Comment rendre un reporting facile à lire ?
  3. dont les tableaux de bord s’actualisent rapidement : Comment automatiser un reporting avec Excel ?

Nous allons parler dans cet article de la première partie.

Que met on dans un tableau de bord ?

L’objectif est de partager rapidement et facilement les principales informations permettant d’expliquer les résultats sur une periode donnée.

Il faut donc déterminer les informations qui sont les plus pertinentes pour expliquer la situation (ces informations seront présentes sur les différents tableaux de bord).

Pour cela, il faut :

  • choisir les dimensions à étudier,
  • sélectionner les variables pertinentes,
  • et déterminer les indicateur de performance à partir de ces variables

Les dimensions

Choisir une dimension, c’est un peu comme choisir de quel point de vue nous allons regarder la situation. Une dimension correspond à un ensemble de variables mesurant des résultats spécifiques liés à ce point de vue particulier.

Généralement, on distingue 3 catégories différentes de dimensions :

– les dimensions de resultat (qui concernent le resultat obtenu au niveau qualitatif et quantitatif)

– les dimensions de moyens (qui expliquent comment les ressources ont été utilisées)

– les dimension de contexte (qui se rapportent aux facteurs externes influencant le résultat)

Par exemple :

On pourrait avoir le choix entre la dimension Trafic (comprenant le nombre de pages vues, le nombre de visites, le nombre de visiteurs sur le site web, etc) et la dimension Ventes (comprenant le nombre de produits vendus, le chiffre d’affaire réalisé, etc) comme dimension de resultat pour estimer la situation par rapport aux objectifs et avoir des informations à différents niveaux pour localiser un problème.

Concernant les dimensions de moyens, on peut avoir le choix entre la dimension Budget marketing (comprenant les différentes dépenses pour acquérir du trafic), la dimension Fiabilité du site web (comprenant les différentes mesures de disponibilité et de qualité du site web) et la dimension Nouveauté (comprenant le nombre de pages référencées, le nombre de produits proposés, etc)

Concernant les dimensions de contexte, on peut avoir la dimension Visiteurs (comprenant le nombre de nouveaux visiteurs, le nombre de visiteurs étant membres, etc) afin de savoir si les internautes venant sur notre site web sont les mêmes qu’auparavant. Il s’agit d’une dimension pouvant expliquer un éventuel changement de comportement, ce qui peut avoir une influence sur une dimension résultat ou une dimension de moyen.

Les variables (ou metriques)

Après avoir choisi les dimensions à étudier, il faut sélectionner les variables les plus pertinentes (pour chaque dimension choisie) qui seront utilisées pour les indicateurs de performance dans les tableaux de bord.

Par exemple :

Pour la dimension Trafic, on pourrait choisir la variable Visiteurs mesurant le nombre de visiteurs sur le site. Pour la dimension Fiabilité du site web, on pourrait choisir la variable Disponibilité mesurant le temps de disponibilité du site web. Et pour la dimension Visiteurs, on pourrait choisir la variable Nouveaux visiteurs mesurant le nombre de visiteurs n’étant pas venu sur le site auparavant.

Les indicateurs de performance

Ces indicateurs de performance doivent être basées sur les variables choisies qui vont être présentées sous forme de total, de moyenne ou de ratio selon l’information que l’on souhaite exprimer

Cette étape permet d’avoir le moins d’indicateurs de performance possible. Au lieu d’avoir toutes les variables brutes, des données sont crées en calculant le total, la moyenne ou des ratio de variables, ce qui permet de rassembler plusieurs informations dans une seule donnée.

Par exemple :

En calculant le taux de transformation des visites en achats, on rassemble les informations des visites et les informatiins des achats en une seule variable. Si cette variable évolue positivement ou négativement, il faudra donc regarder les volumes de visites et le volume des achats pour détailler l’évolution.

Pour plus d’infos :

Une liste d’indicateurs clé de performance

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